Оформление документов для правомерного применения электронной подписи

Зачем вводить электронный документооборот в компании?

Электронный документооборот (ЭДО) — способ обмена документами внутри компании, с партнерами и государственными органами посредством информационной системы.

ЭДО имеет ряд неоспоримых преимуществ по сравнению с обычным бумажным документооборотом:

• Ускорение выполнения рутинных операций в компании
• Снижение расходов на печать и отправление документов
• Оптимизация процесса хранения документов, с учетом отказа от бумажного архива
• Гарантия конфиденциального хранения информации, реализуемая посредством функционала информационных систем

Как вводить ЭДО?

Перед компанией может стоять глобальная цель по введению ЭДО во всей компании или локальная, например, в рамках одного онлайн-проекта.

1. Определить цель перехода и потребности компании исходя из ее бизнес-процессов, провести анализ схемы документооборота компании
2. Отразить переход на электронный документооборот в учетной политике компании, издать соответствующие документы: приказ о переходе на ЭДО и положение
3. Выбрать оператора и программу для ЭДО и купить сертификат электронной подписи (ЭП)
   Перечень одобренных операторов электронного документооборота вы найдете на сайте
4. Урегулирование отношений с контрагентами в связи с переходом на электронный документооборот, подписание необходимых соглашений для придания юридической силы электронным документам, подключение контрагентов к сервису ЭДО

Электронный документооборот в рамках онлайн-проекта

Если речь об ЭДО в онлайн-проекте (например, подписание документов на бирже фрилансеров):

1. Необходимо провести анализ проекта: определить виды документов, которые необходимо подписать онлайн
2. Определить алгоритм перехода на ЭДО с учетом особенностей работы конкретного онлайн-проекта
3. Исходя из результатов проведенного анализа – выбрать вид электронной подписи, которым необходимо подписывать документы
4. Указать в правилах работы проекта (например, в пользовательском соглашении, в оферте) об условиях подписания документов на платформе
5. При необходимости оформить иные документы для легитимизации подписания документов по ЭП на онлайн-платформе

Виды электронной подписи

Электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая:

• Создается с использованием ключа ЭП, используемой для подтверждения операций при работе в сервисе ЭДО
• Присоединяется к подписываемому документу или иным образом связана с такой информацией
• Применяется для определения подписанта

Закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. «Об электронной подписи» (далее 63-ФЗ) допускает получение следующих видов электронной подписи:

1. Простую электронную подпись (ПЭП)
2. Усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП)
3. Усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП)

Простая электронная подпись — это вид электронной подписи, позволяющей посредством применения кодов, паролей или других средств подтвердить факт формирования ЭП подписантом.

ПЭП можно сформировать посредством самых разнообразных сервисов, например, путем заполнения регистрационной формы на сайте, после чего клиенту предлагается ввести код, а, по сути, ПЭП, направленный в Смс-сообщении.

63-ФЗ устанавливает, что документ, подписанный ПЭП, признается электронным документом, равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью, если это указано в законодательных актах или определено соглашением сторон.

Неквалифицированная электронная подпись — это электронная подпись, которая:

• Сформирована посредством криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭП
• Позволяет установить подписанта
• Предоставляет возможность обнаружения изменений в подписанный электронный документ

НЭП можно получить как в удостоверяющих центрах, так и сформировать самостоятельно, например, при помощи специальных сервисов.

Главное отличие данной подписи от простой ЭП состоит в том, что такая подпись выполняет, помимо идентифицирующей функции, еще и защитную в силу наличия определенных криптографических средств.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) формируется с помощью сертифицированных криптографических средств, записывается на USB-носитель, выдается удостоверяющим центром, имеющим аккредитацию в Минкомсвязи.

КЭП приравнивается к собственноручной подписи без необходимости оформления каких-либо дополнительных документов.

Для некоторых видов отчетности использование квалифицированной подписи является обязательным, например для:

1. Годовой бухгалтерской отчетности для Росстата
2. Налоговой декларации
3. Электронных счетов-фактур и т.д.

Результат оформления документов для правомерного применения ЭП

Эксперты RTM Group:

1. Проведут анализ системы документооборота вашей компании или проекта
2. Дадут рекомендации на всех этапах внедрения электронного документооборота
3. Сформируют пакет документов, необходимых для перехода на ЭДО и легитимного подписания электронных документов

Почему RTM Group?

• Профиль деятельности RTM Group – проведение экспертиз по направлению ИТ и кибербезопасности
• Вопросы правомерности той или иной деятельности — неотъемлемая часть работы юристов RTM Group
• Мы обладаем лицензиями:
  • Лицензия ФСТЭК России на деятельность по технической защите конфиденциальной информации
  • Лицензия ФСТЭК России на деятельность по разработке и производству средств защиты конфиденциальной информации
  • Лицензия ФСБ России на работу со средствами криптозащиты