Правовое оформление внедрения и реализации системы электронного документооборота в компании

Что такое ЭДО, и как это работает

Электронный документооборот (ЭДО) – это система электронного документооборота, которая позволяет сторонам обмениваться необходимыми документами в электронном виде без использования бумажных носителей.

Сделать это можно через сервисы ЭДО: создавать документы, обмениваться актами, вести архивы и т.д.

Для ЭДО используется электронная подпись.

Система может быть как внешней (обмен документами с контрагентами и регулирующими органами), так и внутренней (организация ведения документов внутри компании).

Требования к оформлению, передаче и хранению электронных документов

Относительно внутреннего электронного документооборота законодательством не установлено строгих требований.

В основном обмен документов внутри компании происходит через корпоративную электронную почту, сервисы (например, Битрикс 24, ЭДО 1С), сетевые папки.

Обычно такие процессы ничем не регламентированы, что может привести к спорным ситуациям.

Внешний оборот требует еще большей регламентации, так как он включает нескольких участников, а в некоторых случаях – и государственные органы.

Необходимо разработать собственные документы по порядку работы с ЭДО, учесть законодательные требования, а также порядок работы контрагентов.

При подписании договоров с клиентами и партнерами следует прописать возможность и порядок обмена документами в электронном виде, чем придать юридическую силу такому документообороту.

Обязательно ли внедрять ЭДО?

В основном, внедрение ЭДО на предприятии является добровольным.

Однако в некоторых случаях использование ЭДО обязательно:

• Для участия в госзакупках
• Оборота маркированных товаров и товаров из НСП
• Другое

Более того, ЭДО необходимо многим компаниям для сдачи бухгалтерской отчетности (зависит от численности человек в штате и оборота компании).

Как внедрить электронный документооборот

1. Провести анализ перед переходом на электронный документооборот
   Определить цели и задачи перехода на ЭДО, провести оценку бумажного документооборота, составить перечень документов для «цифровизации», сравнить предложения различных операторов ЭДО, определить подходящий тариф.
2. Подключиться к оператору 
   Выбрать оператора и оптимальный тариф, отправить заявку, заключить договор с оператором.
3. Подготовиться к переходу
   Получить электронную подпись, настроить доступ к системе, разработать регламент электронный документооборот, провести обучение сотрудников, оповестить контрагентов.
4. Внедрить ЭДО

Эксперты RTM Group возьмут на себя всю правовую часть оформления системы ЭДО, чтобы обмен документами имел юридическую силу, и никто не мог оспорить ее.

Почему RTM Group?

• Большой опыт проведения юридического анализа, консультаций, разработки документов, оформления объектов интеллектуальной собственности, юридической обвязки ИТ-проектов;
• Команда специалистов, специализирующихся на интеллектуальной собственности и ИТ-праве;
• Опыт работы с ИТ-компаниями и организациями из разных сфер бизнеса.
• Мы обладаем лицензиями:
  • Лицензия ФСТЭК России на деятельность по технической защите конфиденциальной информации
  • Лицензия ФСТЭК России на деятельность по разработке и производству средств защиты конфиденциальной информации
  • Лицензия ФСБ России на работу со средствами криптозащиты