В России отношения в сфере авторских и смежных прав детально регламентированы в четвертой части ГК РФ.
Исключительное право на результат интеллектуальной деятельности, созданный творческим трудом, первоначально возникает у его автора. Это право может быть передано автором другому лицу по договору, а также может перейти к другим лицам по иным основаниям, установленным законом, что указано в п. 3 ст. 1228 Гражданского кодекса Российской Федерации.
Закон предусматривает только письменную форму договоров о передаче авторских прав, определяет их существенные условия, в зависимости от способа и объема передачи прав (см., например, Апелляционное определение СК по гражданским делам Свердловского областного суда от 20 июня 2014 г. по делу № 33-7024/2014). Расписка, переписка и т.п. служат дополнительным доказательством лишь авторства художников, но не факта передачи прав именно Вам.
Авторское право на творческий продукт возникает в момент создания последнего. Книги, музыка, песни, фильмы, фотографии, оригинальные сценарии и рекламные ролики, компьютерные программы – всё это является объектами авторского права. Полный перечень объектов авторских прав в зависимости от назначения и способа выражения определен в ст.1259 ГК РФ.
Законодательство РФ не предусматривает обязательного документального оформления авторских прав.
Автор является главным правообладателем. Однако, возможна передача автором исключительных прав на результат интеллектуальной деятельности другому правообладателю. То есть, имущественные права на произведение могут принадлежать как его создателю, так и иному лицу.
Передача исключительных прав может быть осуществлена либо по договору отчуждения, либо по договору предоставления права пользования на различных условиях (исключительной или неисключительной лицензии).
Однако, в некоторых ситуациях автор может заранее отказаться от исключительных прав на произведение в пользу другой стороны. Например, при создании автором-работником служебного произведения. Но, полагаю, это не Ваш случай, так как здесь нужно оформить трудовой договор и прописать в нем необходимые условия.
Таким образом, касательно взаимоотношений с авторами, Вам необходимо заключать с ними либо лицензионный договор, либо договор авторского заказа, либо договор об отчуждении авторских прав, в которых предусмотреть пункты о предмете (описать подробно объект авторского права), размер и порядок выплаты вознаграждения, сроки, пункты о конфиденциальности, ответственности за использование эскизов. Отдельно, например, в приложениях к договору, прилагать эскизы, которые Вы получаете от авторов-исполнителей.