Разработка нормативных документов, регламентирующих бизнес-процессы организации

Документация бизнес-процессов – это детальные инструкции, разделенные на отдельные шаги, которые четко объясняют, как выполнить определенный процесс в организации.

Что дает описание бизнес-процесса

Документальное описание бизнес-процессов необходимо для обеспечения прозрачности, организованности и управляемости компании.

Данная услуга позволяет руководству и сотрудникам иметь четкое представление о том, как работает компания, какие цели и задачи стоят перед каждым подразделением и сотрудником, а также о механизмах контроля и мониторинга выполнения этих задач.

Кроме того, документирование бизнес-процессов упрощает процесс адаптации новых сотрудников и позволяет контролировать соблюдение законодательства в организации.

Кому нужна разработка документации, регламентирующей бизнес-процессы

Услуга документального оформления бизнес-процессов полезна для начинающих и опытных предпринимателей, владельцев малого и среднего бизнеса, менеджеров и руководителей, инвесторов и кредиторов, а также специалистов по управлению качеством.

Этапы описания бизнес-процессов

Можно выделить следующие этапы создания документации с учетом базовых принципов функционирования и управления компанией:

1. Определение перечня документации
2. Составление списка всех бизнес-процессов в компании
3. Разработка общей политики и целей в области бизнес-процессов, включая положение об управлении бизнес-процессами
4. Планирование бизнес-процессов и составление плана бизнеса, включающего описание основных бизнес-процессов, последовательности их выполнения и факторов риска
5. Подготовка процедур мониторинга и контроля бизнес-процессов и управления рисками
6. Создание обучающих и информационных материалов, содержащих информацию о политике и процедурах компании в области бизнеса
7. Ведение документации, фиксирующей результаты проверок, аудитов и оценок эффективности бизнес-процессов

На каждом этапе проведения работ бизнес-процесс детально изучается и проводится анализ его эффективности и текущего уровня процессной зрелости, после чего предлагаются возможные улучшения и оптимизации для повышения эффективности и результативности работы.

Как документировать процессы

• Определить область применения бизнес-процесса
• Определить этапы
• Описать, кто вовлечен в бизнес-процесс, определить каждого участника, который будет отвечать за задачи процесса
• Отметить бизнес-исключения из обычного потока бизнес-процессов
• Проанализировать и протестировать бизнес-процесс

Подходы к описанию бизнес-процесса

1. Структурный подход основан на организационной структуре компании и рассматривает бизнес-процессы в контексте отделов и должностей
2. Функциональный подход определяет процессы на основе основных функций бизнеса, таких как продажи, производство, маркетинг и т.д.
3. Процессный подход рассматривает бизнес-процессы как набор взаимосвязанных действий, ведущих к созданию ценности для клиента

Атрибуты бизнес-процесса

1. Владелец бизнес-процесса
   Должностное лицо, которое управляет выполнением процессов, контролирует их эффективность и отвечает за результаты.
2. Потребители бизнес-процессов
   Могут быть как внутренние, так и внешние стороны.
3. Регламент бизнес-процессов
   Описывает весь процесс, начиная с первого-второго уровня и до нижнего уровня декомпозиции и включает в себя:

• • Карточка бизнес-процесса
  • Стандартная операционная процедура
  • Описание бизнес-процесса, рабочая инструкция
  • Стандарт бизнес-процесса
  • Описание бизнес-правила.

4. Модели бизнес-процессов представляются в виде графических, табличных, текстовых или символьных описаний

Процессы по уровням иерархии

1. Верхний уровень
   Уровень управления
2. Средний уровень
   Уровень формирования корпоративных регуляций, положений и политик. Определяется последовательность и взаимосвязь между процессами
3. Нижний уровень
   Уровень, где составляются должностные инструкции, отдельные процедуры и операционные карты

Деятельность бизнес-процесса

1. Основная
   Непосредственно связана с созданием добавленной стоимости для клиентов и компании.
2. Обеспечивающая
   Включает в себя управление ресурсами компании, такими как финансы, человеческие ресурсы, технологии и инфраструктура.
3. Вспомогательная
   Включает такие функции, как управление качеством, безопасность, обучение и развитие персонала.
4. Бизнес-процесс развития
   Включает исследования и разработки, инновации, стратегическое планирование и управление изменениями.
5. Процесс управления
   Включает в себя стратегическое планирование, контроль качества, управление рисками и анализ эффективности работы.

Результат документального оформления бизнес-процессов

Анализ процессов специалисты RTM Group проводят с помощью декомпозиции бизнес-процессов на подпроцессы и операции.
Оформление бизнес-процессов в документации эксперты осуществляют с помощью:

• Текстовой документации
• Моделирования бизнес-процессов в табличном формате
• Графического описания в выбранной заказчиком нотации (IDEF0, BPMN, EPC)

Итогом работы по документальному оформлению бизнес-процессов является полный комплект документов, описывающих текущие бизнес-процессы компании заказчика.

Готовые документы бизнес-процессов:

• Политика компании в области управления бизнес-процессами
• Организационная структура предприятия
• Регламенты работы бизнес-процессов (процедуры и методики работ)
• Положения о подразделениях
• Должностные инструкции
• Отчеты о выполнении задач в рамках бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов

RTM Group также предлагает услугу по автоматизации бизнес-процессов с использованием цифровых технологий и инструментов с применением лучших автоматизированных систем управления бизнесом: StorVerk CRM, Dynamics 365, Битрикс24, Мегаплан и др.

Это помогает улучшить эффективность работы, сократить время выполнения задач и снизить риск ошибок.

После анализа конкретного бизнес-процесса компания эксперты разработают дорожную карту внедрения автоматизации и помогут внедрить систему на всех этапах.

Почему RTM Group?

• Профиль деятельности RTM Group – проведение экспертиз по направлению ИТ и кибербезопасности;
• Мы специализируемся на технических экспертизах, аудитах информационной безопасности. Являемся постоянными Исполнителями работ по 821-П, 757-П, 683-П для российских банков, некредитных финансовых организаций, а также платежных систем;
• Имеем большой опыт и значительный объём практики документирования процессов в соответствии с требованиями стандартов и ГОСТ и используем эффективные бизнес-шаблоны бизнес-процессов.
• Мы обладаем лицензиями:
  • Лицензия ФСТЭК России на деятельность по технической защите конфиденциальной информации
  • Лицензия ФСТЭК России на деятельность по разработке и производству средств защиты конфиденциальной информации
  • Лицензия ФСБ России на работу со средствами криптозащиты