ЭДО и Электронная Подпись

Уровень развития и появления новых технологий диктует необходимость внедрения инновационных систем в различные сферы для оперативности решения задач и сокращения затрат при их решении.

По обозначенным причинам в рамках этой статьи мы будем говорить о системе электронного документооборота (далее — СЭД), его возможностях, а также об электронной подписи (далее – ЭП), ее роли в век цифровизации.

Что такое ЭДО и ЭП?

ЭДО – система взаимодействия между участниками гражданского оборота (сотрудниками/контрагентами/гос.органами), посредством обмена документами в электронном виде.

Виды ЭДО:

1. Внутреннее (обмен в рамках компании).
   Ведется посредством корпоративной почты или СРМ-систем
2. Внешнее (обмен с контрагентами/гос. органами).
   Возможен на основе систем ЭДО, предоставляемых Операторами

Неотъемлемой частью ЭДО является ЭП. Только при ее использовании документ может приобрести юридическую силу и выступать средством обмена для образования правоотношений.

Законодатель определил ЭП как информацию в электронной форме, присоединенную к подписываемой информации или иным образом связанную с ней. Служит для идентификации лица, подписывающего такую информацию.

Виды ЭП. Порядок получения ЭП и пределы использования

Простая ЭП (далее – ПЭП) – самый «слабый» способ подписи, при ее применении невозможно установить лицо, подписавшее документ. Выступает в виде конструкции из логина и пароля/смс/push-уведомления (напр., для идентификации на сайте/банковских операций). Применима в ЭДО в случаях, предусмотренных законом или по соглашению сторон.

Усиленные ЭП

Усиленная неквалифицированная ЭП (далее – УНЭП) обладает рядом критериев:

• Получена при криптографическом преобразовании с использованием ключа ЭП
• Позволяет идентифицировать подписавшее лицо
• Дает возможность проследить изменения документа после его подписания
• Создана с использованием средств ЭП.

Получить УНЭП можно в любом удостоверяющем центре (далее – УЦ).

Этот вид более практико-применим, используется компаниями при организации ЭДО. Такая подпись будет аналогом ручной при согласовании сторон.

Квалифицированная ЭП (КЭП) – считается полным аналогом личной подписи. Наиболее «сильный» вид, для работы бизнеса рекомендуется использовать его (не требует доп. согласований/является обязательным в ряде случаев, напр., сдача отчетности).

Критерии КЭП:

• Все признаки УНЭП
• Наличие сертификата аккредитованного УЦ
• Создается/проверяется на основании средств ЭП, имеющих подтверждение соответствия требованиям закона. Может быть получена только в аккредитованных УЦ (напр., ФНС/ коммерческие аккредитованные УЦ).

Правовое регулирование ЭДО и ЭП

Процесс ЭДО законодательно не определен, регулируется подзаконными актами: постановлениями правительства/разъяснениями ФНС (Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утв. ПП РФ от 24.07.2021 N 1264/Методические рекомендации по порядку обмена ЭД между хозяйствующими субъектами или физ. лицами, утв. ФНС России 17.06.2021), кадровый ЭДО закреплен в ТК РФ.

В части регулирования ЭП действует ФЗ № 63 от 06.04.2011 года «Об электронной подписи». Детализация осуществляется также ПА.

Зачем нужны ЭДО и ЭП в современном бизнесе?

Наличие ЭДО и ЭП сегодня являются неотъемлемыми атрибутами успешного и мобильного функционирования бизнеса. Острая необходимость в них возникла при пандемии COVID-19, застопорившей все бизнес-процессы. При этом компании, работающие по ЭДО смогли продолжить частично свою деятельность и остаться на плаву.

ЭДО и ЭП необходимы бизнесу для возможности решения задач из любой точки мира с максимальным сокращением затрат и времени.

Требования к использованию ЭП в юридических документах

Законодательно отсутствуют ограничения применения ЭП в документах для придания им юр. силы. Напротив, ГК РФ легализует этот процесс в ст. 160, дает право лицу совершить сделку с помощью электронных или иных технических средств, позволяющих воспроизвести ее содержание на материальном носителе в неизменном виде. Требование о наличии подписи будет выполненным при использовании любого способа, дающего возможность установить выразившего волю лица.

Для избежания споров сторонам нужно либо подписывать документы КЭП, либо предусмотреть, что выбранная ЭП будет приравнена к личной подписи, установить подписантов. Так письменная форма сделки будет соблюдена, а документ иметь юр. силу.

Преимущества и недостатки ЭДО

Преимущества:

• Сокращение расходов (бумагу/оргтехнику/канцелярию), отправку (курьером/почтой)
• Снижение трудозатрат сотрудников (формирование/хранение/отправку документов)
• Скорость принятия решений по сделкам за счет сокращения времени отправки и обработки документов
• Создание более прозрачной системы, позволяющей контролировать весь бизнес-процесс руководителем
• Возможность быстрого поиска документа/внесения в него изменений

Недостатки:

• Отсутствие подключения к системе ЭДО контрагента
• Затраты на внедрение ЭДО (при учете всей экономии, они меньше, чем кажутся на первый взгляд)
• Необходимость обучения сотрудников работе в СЭД

Практические примеры применения ЭДО

ЭДО наиболее развито в бизнесе, используется для организации процессов внутри компании (кадровый ЭДО), а также для взаимодействия с контрагентами (заключение договоров по ЭДО) и гос. органами (сдача налоговой отчетности).

В госсекторе ЭДО используется для взаимодействия с гражданами. Для предоставления услуг при направлении обращений в электронном виде (напр., через авторизацию ЕСИА на сайтах министерств/служб) и для обмена документами между гос. органами (напр., обмен документами через СЭД МЭДО между гос. органами).

ЭДО в иных сферах:

• В банковской (возможность взять кредит/открыть вклад, при направлении заявки в электронном виде)
• В страховании (оформление страховых полисов, посредством электронного заявления)
• В логистике (перевод транспортных документов в электронный формат, что упрощает обмен ими между участниками перевозки груза)
• В медицинской (больше в ДМС, многие документы переведены ЭДО: списки застрахованных/реестры/гарантийные письма)

Внедрение ЭДО в компании и государственные структуры

Внедрение ЭДО и ЭП в работу компаний и гос. структур является необходимым для их модернизации и упрощения многих процессов, снижения расходов.

Именно это является отправной точкой для формирования политики государства в этой области, массового перевода в цифру всех сфер.

ФНС в большей мере реализует этот процесс. Службой разработана Концепция развития ЭДО в хозяйственной сфере (далее – Концепция), в ней обозначены основные векторы развития по внедрению ЭДО и ЭП (напр., утверждение новых форм ЭД: КС-2/КС-3/УПД; вопросы использования ЭП и доверенности (для придания документам юр. силы); разработка единых правил обмена документами и иные).

Концепция отражает положительный эффект от внедрения ЭДО, приводит конкретные статистические данные экономии бизнеса, показывает, что внедрение ЭДО является фактором для роста экономики и повышения уровня ВВП.

На сайте ФНС был размещен калькулятор для оценки эффективности внедрения ЭДО. Этот инструмент помогает бизнесу увидеть реальную экономию при переходе на ЭДО на примере собственной компании. Удобство ЭДО для оперативного ведения дел было продемонстрировано на гос. уровне, путем заключения соглашения между РФ и Белоруссией о возможности трансграничного ЭДО.
Будущие тенденции в области ЭДО и ЭП:

• Использование единой формы УПД
• Перевода архивов в электронный вид (проект закона разрабатывается)
• Разработка электронных форм документов в сфере перевозок
• Возможно продолжение развития трансграничного ЭДО