Интеллектуальная собственность в ИТ: правила оформления и правовые нюансы

Создание ИТ-компаний, как и работа в этом сегменте, сегодня является более чем перспективной. Эта сфера прогрессивна и поддерживаема государством (льготы компаниям и сотрудникам).

Для полноценного развития и укрупнения своей мощи ИТ-сегменту требуется грамотное правовое сопровождение деятельности в области защиты объектов интеллектуальной собственности (далее — ИС)/оформления сотрудников/заключения договоров с фрилансерами/соблюдения требований налоговой и других гос. органов.

Знание этих правовых механизмов поможет минимизировать риски и сделает ваш бизнес более стабильным и защищенным. В рамках статьи мы подробно обсудим перечисленные аспекты.

ИС в ИТ-компании: проблемы оформления и пути их решения

ИС является одной из самых ценных составляющих, получаемых при работе ИТ-компании, она выступает ее нематериальным активом, средством стабильного заработка, способствует процветанию имиджа организации.

Создают объекты ИС (далее – РИД) сотрудники/фрилансеры.

Примерами РИД могут быть:

• ПО (преимущественно код)
• Иные программы для ЭВМ
• Аудиовизуальные произведения и прочее

Учитывая ценность ИС, для ее защиты требуется грамотное оформление трудовой функции сотрудников/заключение договоров с фрилансерами, при котором все исключительные права на РИД будут переданы компании.

Служебные РИД

Произведения сотрудников именуются служебными, их правовое положение урегулировано ст. 1295 ГК РФ.

По общему правилу правообладателем служебного РИД является работодатель. Однако практика знает уйму проблем в этой области, преимущественно связанных с неправильным оформлением трудовой функции сотрудников, в результате чего именно работник признавался судами правообладателем РИД.

Дорожная карта сохранения РИД для ИТ-компании:

1. Оформить трудовой договор с сотрудником (в нем должно содержаться положение о создании им РИД в рамках труд. функции, которые принадлежат компании)
2. Разработать должностные инструкции (детально прописать, какие потенциально возможные РИД могут быть созданы сотрудниками/круг служебных обязанностей)
3. Создать политику о служебных РИД
4. На каждый РИД отдельно разрабатывать задание (лучше в письменной форме, например, приказ, но в этой части подойдет и переписка в корпоративных программах и мессенджерах)
5. Изготовить форму отчета о готовности РИД, передаваемую сотрудником компании (важно чтобы задание и отчет имели одинаковый РИД в наименовании)
6. Акт приема-передачи, в котором указано, что РИД переходит в собственность компании

Важно! Работник, создавший РИД, имеет право на вознаграждение (это не заработная плата, а доп. выплата). При начале использования РИД или принятии решения о сохранении его в тайне необходимо предусмотреть еще один документ (например, приказ о выплате вознаграждения работнику). В противном случае, работник имеет право взыскать эту сумму с компании через суд (размер определяется судом).

Создание РИД фрилансерами

Оформление отношений с фрилансерами на создание РИД зависит от организационно-правовой формы исполнителя/от вида РИД. Эти факторы являются решающими для выбора формы договора.
Виды возможных договоров:

• Договор подряда (например, создание ПО)
• Договор оказания услуг
• Договор авторского заказа (если РИД изготавливает физ.лицо)
• Договор заказа (исполнитель юр.лицо/физ.лицо, выполняющее работу с командой)

Важным атрибутом всех этих договоров является закрепление положений о переходе прав на РИД к заказчику (ИТ-компании) в полном объеме (отчуждение прав) или передача ему права использования такого РИД по лицензии.

Оформление трудовых отношений с сотрудниками ИТ-компании: от классики к новшествам

Большая часть сотрудников ИТ-сегмента имеет возможность работать дистанционно, т.е. вне места нахождения работодателя, взаимодействуя с ним только посредством электронных ресурсов.
Такой вид осуществления работ получил правовое закрепление в главе 49.1 ТК РФ, где указаны ее особенности:

1. В трудовом договоре (далее – ТД)/доп.соглашении должно быть прямо указано, что работа осуществляется дистанционно
2. Взаимодействие сторон может осуществляться посредством ЭДО (вид должен быть предусмотрен в ТД, ином ЛНА компании). Практически все документы могут быть направлены ЭДО (исключение: напр., обязанность работника по передаче документов по обязательному соц.страхованию (по временной нетрудоспособности/в связи с материнством)) в бумажном виде. Стороны должны информировать о получении им документа по ЭДО. Документы подписываются ЭП (преимущественно УКЭП или УНЭП)
3. Место заключения ТД – место нахождения работодателя; место работы устанавливает работник
4. Работник может самостоятельно выбрать себе режим работы, если иное не установлено в ТД и ЛНА
5. Работник может работать на своем оборудовании, получая за это компенсацию от работодателя
6. Работник имеет право на ежегодный отпуск, особенности в ТД или ЛНА компании
7. Помимо общих оснований, с таким работником может быть расторгнут ТД по причине игнорирования им работодателя более двух рабочих дней подряд после направления им запроса в рамках трудовой функции работника

Особенности взаимодействия с самозанятыми и ИП

Для решения задач со стороны ИТ-компании могут быть привлечены помимо сотрудников иные лица (самозанятые и ИП).

Работа с такими субъектами должна быть конкретизирована, оформлена гражданско-правовым договором, преимущественно на конкретную услугу/работу. Этой области со стороны контролирующих органов сейчас уделяется большое внимание, т.к. многие компании злоупотребляют правами, нанимают таких сотрудников фактически в штат, уклоняясь тем самым от уплаты налогов (предприниматели сами платят налог, работодатель экономит на НДФЛ и страховых взносах).

В случае выявления признаков трудовых отношений (указаны в Определении ВС РФ от 27.02.2017 N 302-КГ17-382 и др. актах судов, например, выполнение работ определенного рода, а не разового задания; установлена ежемесячная сумма оплаты и проч.).
Такие отношения могут быть переквалифицированы из гражданских в трудовые, что приведет к:

• Привлечению компании к административной ответственности с приостановлением деятельности на срок до 90 суток
• Доначислению НДФЛ и страховых взносов на суммы, выплаченные самозанятым (при пересчете это весьма существенные убытки)

Практически рекомендации для построения эффективной системы взаимодействия с сотрудниками ИТ-компании:

1. Разработать формы ЛНА в части урегулирования вопросов передачи служебных РИД от сотрудников к работодателю
2. Создать шаблоны форм договоров по изготовлению РИД с фрилансерами, с урегулированием процедуры передачи исключительного права на них заказчику
3. Обязательно выплачивать вознаграждения работникам – авторам РИД (при использовании/сохранении втайне/передачи прав на него иному субъекту)
4. Не затягивать с началом использования РИД или передачи прав на него, так как при истечении трехлетнего срока (для патентов 4 месяца) такое право вернется к автору, если работодатель не предпримет мер
5. Соблюдать все требования, установленные в ТК РФ по оформлению отношений с сотрудниками, работающими дистанционно
6. Привлекать к работе самозанятых/ИП только для осуществления разовых заказов