Организация системы электронного документооборота в издательстве, защита интересов издательства

Проблема

Заказчик открыл издательство и работал с авторами и иллюстраторами как из России, так и из других государств. Бумажный документооборот усложнял коммуникацию сторон и перед заказчиком стояла задача ввести в издательстве электронный документооборот, оформив все документально.

Кроме этого, возникла необходимость в урегулировании отношений с иллюстраторами посредством заключения договоров авторского заказа.

Решение

Были проведены следующие работы:

• Анализ инструментов электронного документооборота, применимых для взаимодействия издательства с контрагентами (создающими объекты интеллектуальной собственности и не создающими подобные объекты).
• Анализ инструментов электронного документооборота, применимых для взаимодействия издательства с контрагентами, являющимися иностранными гражданами или организациями.
• Анализ средств обмена информацией между контрагентами, в том числе с учетом сложившейся судебной практики.
• Анализ законодательных требований к порядку заключения соглашения об аналоге собственноручной подписи.
• Анализ легитимности подписания документов электронной подписью:
• • виды электронной подписи;
  • требования законодательства к каждому виду подписи;
  • сфера применения каждого вида подписи;
  • требования гражданского законодательства РФ к форме документов, заключаемых издательством с авторами, и возможность их подписания электронной подписью.

Результат

В результате проведенной специалистами RTM Group работы:

1. Разработана инструкция по введению электронного документоооборота в издательстве.
2. Рекомендовано для работы с контрагентами использовать сервисы, использующие для подписания документов усиленную неквалифицированную электронную подпись с учетом стоимости подключения и простоты процедуры.
3. При выборе способа подписания договоров при помощи ПЭП, с контрагентами, предварительно заключить соглашения об использовании аналога собственноручной подписи.
4. Как альтернативный способ подписания электронных документов с контрагентами использовать подписание документов по КЭП.
5. Учитывая сложившуюся судебную практику, в договорах, заключаемых с контрагентами рекомендуется:
   1. указать адреса электронной почты, по которой стороны будут обмениваться документами и/или вести переписку;
   2. данные контактных лиц;
   3. номера телефонов, с которых осуществляется переписка, с возможностью достоверно установить принадлежность контактных данных сторонам договора или их уполномоченным представителям;
   4. определить мессенджеры и иные формы связи для переписки.
6. Разработаны договор авторского заказа, соглашение об использовании электронной подписи.