Защита и обработка конфиденциальных документов

Конфиденциальная информация — информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством (Указ президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» от 6 марта 1997 г. № 188 с изм. и доп.), в том числе, – персональные данные; сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства; служебная тайна; профессиональная тайна; коммерческая тайна; интеллектуальная собственность.

Конфиденциальные документы

Конфиденциальные документы – документированная конфиденциальная информация. Может быть представлена в виде документов на бумажном носителе и/или в электронном виде (электронный документ, электронные образы документов).

Система внутреннего документооборота, как объект защиты документированной конфиденциальной информации, представляет собой совокупность каналов санкционированного распространения конфиденциальной документированной информации в процессе деятельности организации пользователями этой информации.

Основной характеристикой движения информации является технологическая комплексность, а также защищенность.

Порядок и маршруты потоков конфиденциальных документов на бумажном носителе и электронных документов в инфраструктуре организации, включая информационную инфраструктуру организации, должны быть документированы и регламентированы для того, чтобы процесс восстановления работоспособности системы документооборота, включая электронный, производился максимально быстро.

Комплекс мер, необходимый для защиты информации

Для организации работы по охране документированной конфиденциальной информации необходимо осуществление комплекса мер, включающих в себя:

• Организационные меры защиты документированной конфиденциальной информации:
  • разработка и внедрение юридической документации, связанной с систематизацией работы с конфиденциальной информацией (например, положение и приказы о коммерческой тайне, политика конфиденциальности, правила работы с ПДн, согласие на обработку ПДн, обязательство о неразглашении ПДн, правила получения и использования информации (товары/услуги);
  • мероприятия по обеспечению достаточного уровня физической защиты всех компонентов конфиденциальной информации (противопожарная охрана, охрана помещений, пропускной режим, обеспечение сохранности и физической целостности носителей информации и т.п.);
  • мероприятия по непрерывной поддержке функционирования и управлению используемых средств защиты;
  • ознакомление, обучение и повышение осведомленности персонала в направлении защиты конфиденциальной информации;
  • контроль за работой персонала системы;
  • постоянно, силами службы информационной безопасности, и периодически, с привлечением сторонних организаций, осуществляемый анализ состояния и оценка эффективности мер и применяемых мер защиты информации.
• Технические меры защиты документированной конфиденциальной информации:
  • технические средства зашиты от утечек информации, включая средства защиты от несанкционированного доступа;
  • применение СКЗИ при обработке и защите конфиденциальной информации;
  • идентификации и аутентификации пользователей информационной системы;
  • протоколирование и аудит.

Защита документированной информации в документопотоках обеспечивается комплексом разнообразных мер юридического, режимного, технологического и контрольного характера. Перемещение документа в процессе выполнения каждой стадии, процедуры его обработки и/или исполнения обязательно сопровождается набором связанных учетных операций, закреплением документа за конкретным сотрудником и его персональной ответственностью за сохранность носителя и конфиденциальность информации.

Технологический процесс учета конфиденциальных документов включает в себя ряд процедур, обязательных для любого вида учета и любого типа обработки и хранения этих документов. В процессе учета, распределения, рассмотрения, передачи поступивших документов исполнителям и возврата документов выполняется комплекс технологических и ограничительных операций, позволяющих обеспечить физическую сохранность документа и его частей, а также предотвратить разглашение и утечку информации, содержащейся в документе.