Определение бизнес-процессов организации

Для достижения успеха компаниям необходимо иметь четкие алгоритмы, которые определяют действия каждого отдела и сотрудника.

Различные бизнес-процессы поддерживают работу компании, но для эффективного контроля на всех уровнях они должны быть предварительно спланированы и структурированы.

В настоящее время актуальным является возможность разработки системы, которая обеспечит эффективное функционирование бизнес-процессов и будет иметь механизмы для их контроля и регулирования.

Бизнес-процессы: классификация, виды и уровни

Бизнес-процесс представляет собой непрерывную последовательность действий, в которых используются ресурсы, технические средства, материалы и управляющие методы с целью производства продукта для клиента и реализации поставленных целей.

Для того чтобы любая организация могла быть готовой к изменениям на рынке, ей нужно приспособиться к новым условиям и обеспечить стабильность и развитие своего бизнеса быстрее и эффективнее, чем конкуренты.

Одной из главных проблем, которая возникает при анализе эффективности бизнес-процессов, является необходимость определить систему показателей, которая бы отражала различные аспекты процесса и его этапы. Важно отметить, что создание такой системы требует значительных временных и усилий, и иных затрат.

Бизнес-процессы есть во всех сферах, и определяются спецификой деятельности компании и создаются для решения самых разнообразных задач.

Условно их классифицируют по ряду признаков (рисунок 1).

Рисунок 1. Классификация бизнес-процессов

Структура процессов имеет многоуровневое строение (рисунок 2).

Рисунок 2. Структура бизнес-процессов

Ниже представлена трёхуровневая структура процесса:

• Финансовое управление
  • Оперативное управление финансами предприятия
    • Расчеты с партнерами и клиентами
    • Контроль платежных операций в банках
  • Оценка и планирование финансового состояния предприятия
    • Разработка финансовых показателей и стандартов
    • Разработка учетной политики компании
    • Разработка выплаты дивидендов
  • Бюджетирование
    • Создание операционных бюджетов и отчетов об их выполнении
    • Создание графиков платежей и отчетов о платежах
    • Контроль бюджета

Определенные функциональные действия, которые приводят бизнес-процесс от одного уровня к другому – бизнес – функции.

Существует 3 вида в управлении бизнес-процессов (рисунок 3).

Рисунок 3. Виды управления в бизнес-процессах

Для компании все процессы имеют одинаковую важность. Однако, чтобы перейти на модель управления процессами, компания должна сначала описать и установить основные процессы. Постепенно можно добавлять вспомогательные процессы, а затем перейти к управленческим процессам, когда основа будет создана.

Стоит отметить, что один и тот же бизнес-процесс может быть как основным, так и вспомогательным, в зависимости от отрасли и специфики бизнеса.

Система управления бизнес-процессами

Для обеспечения продвижения компании необходимо непрерывно анализировать текущее состояние процессов, что позволит выявить проблемы, такие как повторяющаяся работа отделов или нехватка сотрудников для выполнения определенных задач.

Для эффективного управления бизнес-процессами (BPM) необходимо описать и стандартизировать последовательность автоматизированных этапов и неавтоматизированных действий сотрудников, которые выполняются для достижения определенной цели.

При описании бизнес-процессов необходимо придерживаться нескольких правил. Во-первых, важно обеспечить целостность описания, чтобы каждый этап процесса был четко связан с другими и образовывал единую цепочку действий. Во-вторых, текст должен быть кратким и лаконичным, чтобы избежать излишней детализации и сделать его более доступным для понимания. В-третьих, описание должно быть понятным и ясным для всех участников процесса, чтобы каждый мог легко понять свою роль и ответственности. Наконец, важно четко определить всех участников процесса, чтобы избежать путаницы и неоднозначности.

Каждый новый бизнес-процесс требует создания модели, внедрения, тестирования и назначения ответственного лица для его выполнения. Кроме того, BPM-система помогает улучшить эффективность этих действий, предлагая функциональность управления через программный интерфейс.

Для создания модели бизнес-процесса, организациям рекомендуемо определить степень детализации.

BPM (системы управления бизнес-процессами)-процессы имеют ряд ключевых характеристик:

1. Вход — информация, с которой начинается процесс
2. Выход — то, что мы хотим получить в результате бизнес-процесса
3. Ресурсы управления бизнес-процесса – инструменты и материалы, которые помогут достичь результата
4. Управляющие воздействия — правила и инструкции, которые описывают, как нужно действовать, чтобы достичь нужного результата
5. Владелец — человек, который контролирует и отвечает за бизнес-процесс. Это может быть не обязательно владелец самого бизнеса
6. Исполнители – люди, которые будут выполнять данный бизнес-процесс

Внедрение процессов должно происходить последовательно, и для этого рекомендуется использовать специализированные системы управления бизнес-процессами (BPM). Такие системы позволяют визуализировать процессы для всех сотрудников.

В качестве примера можно рассмотреть бизнес-процесс, представленный в виде рисунка 4.

Рисунок 4. Пример определения бизнес-процесса

Для существования основных процессов необходимо их подробное описание, в котором должны быть расписаны конкретные действия, выполняемые сотрудниками на предприятии для достижения поставленных целей, представить это можно в виде модели процесса.

Методы анализа бизнес-процессов,

Описание бизнес-процессов позволит анализировать их на основе методики в том числе SWOT- и ABC – анализа, тем самым будут разработаны мероприятия по повышению эффективности.

Рекомендуется не полагаться исключительно на субъективные оценки, если только их не собирает опытный специалист, который применяет здравый и логически выстроенный подход к процедуре.

В количественном анализе можно изучить бизнес-процесс и сравнить показатели эффективности фактических с плановыми значениями, или если предоставляется возможным с процессами компаний-конкурентов. В этом случае можно узнать, сколько функций выполняется, сколько людей занято и есть ли автоматизация. После анализа становится проще оценить, насколько эффективен бизнес и найти способы его улучшения.

Рисунок 5. Методы анализа бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов применяется с целью оптимизации управления бизнес-процессов. Например, использование программного обеспечения BPMS и автоматизация бизнес-процессов в системе 1С.

Чек-лист рекомендаций

1. Описание бизнес-процессов, для понимания целей и последовательности действий
2. Определение входных и выходных данных
3. Проводить самооценку, для анализа эффективности бизнес-процессов
4. Идентифицировать все факторы, которые могут оказывать влияние на процессы;
5. Формировать карту рисков, путем определения возможных угроз, которые могут возникнуть в процессе выполнения бизнес-процессов
6. Анализировать текущие процессы и идентифицировать области, которые требуют улучшения или оптимизации
7. Разрабатывать план действий для внедрения изменений и повышения эффективности процессов