От хаоса к порядку: разработка ОРД для обеспечения качества данных и эффективного управления ИС

Что понимается под «качеством данных»

Под «качеством данных» понимается совокупность характеристик, определяющих целостность, а также процессы измерения и улучшения этих характеристик.

Процесс «Качество данных» (КД) представляет собой комплексное мероприятие, включающее в себя планирование, организацию и контроль выполнения действий по внедрению стандартизированных методов управления качеством данных.

Рекомендации Банка России направлены на специалистов по управлению финансовыми рисками (далее — УФР) с любым уровнем развития системы управления данными (далее — СУД). Они охватывают все функциональные области и предназначены для руководителей и экспертов организаций финансового рынка, стремящихся к улучшению качества данных.

Распределение ролей и ответственности в управлении данными

Во внутренних документах необходимо выстроить систему обеспечения качества данных. Система включает в себя в первую очередь распределение ролей для критичных бизнес-процессов.

Например, Коллегиальный орган по управлению данными (КОУР), уполномоченный утверждать стратегические решения, политики, показатели эффективности и критерии назначения Владельцев данных, а также разрешать спорные вопросы.

Оперативное управление данными возлагается на Офис Директора по управлению данными. На Владельца данных, назначаемого КОУР, возлагается ответственность за управление закрепленными объектами данных и их качество.
В его обязанности входит:

• Консолидация потребностей пользователей
• Определение правил формирования данных
• Согласование изменений в структуре
• Управление требованиями к доступности
• Формирование методологии управления качеством
• Модерирование инцидентов и назначение Экспертов по качеству данных и Офицеров данных

Необходимо предусмотреть механизм мотивации сотрудников, участвующих в процессе обеспечения качества данных. Мотивация может быть как материальной, так и нематериальной.

Сотрудники должны понимать важность своей роли в обеспечении качества данных и быть заинтересованными в улучшении качества данных в рамках своей зоны ответственности.

Совершенствование СУД: практическое руководство

Модель жизненного цикла организации, разработанная бизнес-консультантом и основателем Adizes Institute Ицхаком Адизесом, описывает развитие компании через десять ключевых этапов.

Согласно Адизесу, жизненный цикл организации представляет собой путь от рождения к расцвету, а затем к упадку. Однако, как утверждает Адизес, этот спад можно остановить, внедрив в управление команду менеджеров с необходимыми компетенциями. Такой подход, по мнению Адизеса, также эффективен на этапах роста, помогая предотвратить преждевременную гибель бизнеса.

Поэтому прежде чем приступить к детальной разработке какого-либо процесса создается его концептуальный дизайн, который начинается с формирования карточки процесса.

Карточка процесса и управление потребностями в данных

Карточка процесса представляет собой сжатую характеристику ключевых элементов.
Она включает в себя:

• Цели процесса
• Задействованные стороны
• Управляемые ресурсы
• Предъявляемые к процессу требования
• Применяемые методы
• Индикаторы успешности
• Процедуры контроля

Таким образом на этапе формирования бизнес-идеи выявляется потребность в данных, после чего формулируется задача.

Важнейшим процессом УД является управление потребностями в данных. Когда объем аналитических запросов достигает определенного уровня, становится разумным внедрение системы управления требованиями.

Далее разрабатывается описание механизма организации результативного процесса, а также распределение ответственности между участниками.

Объектами управления в рамках СУД выступают все элементы, связанные с жизненным циклом данных в организации. Сюда относятся структурированные данные, содержащиеся в базах данных, а также неструктурированные данные, такие как текстовые документы, изображения и видео.
Важным компонентом являются метаданные, описывающие характеристики данных и обеспечивающие их понимание и использование.
Кроме того, необходимо учитывать потоки данных, определяющие движение информации между системами и пользователями, а также системы хранения данных, обеспечивающие надежное хранение и доступность информации.

Для каждого объекта управления приводится краткое описание его характеристик, способов идентификации и учета.

Методы оценки зрелости систем управления данными

Процесс СУД должен соответствовать рекомендациям, стандартам и регуляторным нормам.

Перед внедрением рекомендуется разработать стратегию управления данными, провести самооценку зрелости СУД, определить операционную модель и оценить соответствие нормам.

Методика оценки зрелости систем управления данными УФР, предложенная Банком России, представляет собой чек-лист, в котором распределена градация оценки по пятибалльной шкале (рисунок 1).

Рисунок 1 – пятибалльная шкала оценки зрелости СУД

При оценке зрелости системы управления возможны несколько методов:

1. Совместное заполнение Директором и офисом Директора данных – опросник по оценке зрелости СУД УФР. Итоговый результат оценки должен быть согласован уполномоченным органом, в состав которого входят представители различных бизнес-подразделений
2. Оценку зрелости СУД проводят специально назначенные эксперты из соответствующих подразделений. Список этих экспертов утверждается руководителем организации, уполномоченным коллегиальным органом или директором по данным организации
3. Третий метод представляет собой сочетание первых двух. В его основе лежит проведение интервью с Директором по данным и руководителями ключевых подразделений — информация собирается как от лица, ответственного за данные в целом, так и от руководителей, использующих данные в своей работе

Необходимо установить контрольные процедуры и индикаторы, проводить мониторинг, обучение и развитие сотрудников. Также определить методы управления данными, где для каждого метода определяются показатели эффективности, которые следует адаптировать к целям организации, обеспечивая надежные источники данных для их расчета.

Рекомендуется использовать комбинацию показателей, регулярно отслеживать их значения, устанавливать цели и использовать результаты анализа для принятия обоснованных решений и улучшения практики управления данными.

Контрольные процедуры и индикаторы эффективности

Определяются контрольные процедуры для своевременного выявления и устранения трудностей в организации системы управления данными.

В организацию процесса включается сводная таблица, представляющая ключевые элементы (требования, методы, показатели, контроль) и их взаимосвязи для комплексной реализации, оценки и контроля.

Дополнительное описание типовых проблем и способов их решения, основанное на опыте, способствует эффективному управлению процессом, диагностике и предотвращению проблем.

Матрица RACI для распределения ролей

Для организации ответственности в многоэтапных процессах применяется матрица RACI.
Она помогает однозначно распределить роли по четырём ключевым категориям:

• Тот, кто непосредственно выполняет задачу или её часть в рамках проекта
• Лицо, отвечающее за задачу в целом — тот, кто даёт указания исполнителям. Критически важно, чтобы на каждую задачу приходился только один ответственный
• Эксперт, к которому обращаются за советом и специализированной информацией
• Участник, которого необходимо держать в курсе хода выполнения задачи и/или её итогов

При этом на каждую задачу должен быть назначен только один ответственный для обеспечения однозначности в принятии решений и исключении размывания ответственности.

Определение ролей гарантирует, что все участники процесса понимают свои обязанности, к кому обращаться за помощью и кого информировать о ходе выполнения задач.

Создание модели данных и архитектура

Создание модели данных подразумевает определение сущностей, атрибутов, связей и правил, которые регулируют данные. Это сложный итеративный процесс, требующий тесного сотрудничества между различными заинтересованными сторонами, включая бизнес-аналитиков, разработчиков, архитекторов данных и пользователей данных.

Только совместными усилиями можно создать модель, которая точно отражает потребности бизнеса и обеспечивает надежную основу для всех операций с данными. Банк России разработал рекомендации по концептуальному дизайну процесса «Архитектура и моделирование данных».

Процесс «Архитектура и моделирование данных» играет центральную роль в обеспечении возможности бесперебойного обмена и интеграции данных между различными системами организации.

По мере повышения зрелости СУД согласованность данных становится критически важным фактором, напрямую влияющим на эффективность бизнес-процессов и качество принимаемых решений.

Стандартизация и оптимизация затрат

Стандартизация и повторное использование проверенных решений позволяют существенно сократить сроки разработки и вывода новых продуктов и услуг на рынок, обеспечивая конкурентное преимущество.

Не менее важным является эффективное управление затратами на ИТ-архитектуру.

Фокус на архитектуре и моделях данных позволяет оптимизировать расходы за счет стандартизации, повторного использования компонентов и автоматизации процессов.

Чем выше уровень зрелости СУД, тем более значимым становится эффект от оптимизации затрат.